O dia a dia de qualquer vendedor, representante ou gestor de vendas é corrido. Mandar e-mail, ligar para prospect, atender clientes e muitas outras atividades são realizadas, porém, muitas vezes sem um processo definido ou um controle rígido das informações trocadas em cada contato.
O comercial sempre foi uma área ousada, com metas altas para serem batidas semana a semana, afinal o futuro da empresa depende dela.
Mas, como é possível bater metas e continuar aumentando a carteira de clientes sem uma gestão minuciosa de tudo o que acontece? Ou, ainda, como fazer essa gestão minuciosa de forma prática e sem perda de tempo ou de informação?
Como administrar um CRM e equipe de vendas em seu dia dia como gestor?
É nesse contexto que entram os softwares de CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português).
Este tipo de software auxilia no controle de todas as informações trocadas, mede as ações da área de vendas, e como o próprio nome diz, ainda melhora o relacionamento com cada cliente.
Hoje vamos ver 5 benefícios que o seu time de vendas terá ao adotar um CRM:
Guardar todo o histórico de contato com o prospect/cliente
Armazenar todas as informações que o seu cliente disse em algum e-mail, telefonema ou reunião presencial é a base para todos os benefícios que vamos citar. Vale desde uma informação pessoal, como o nascimento de um filho, como o horário de preferência para receber ligações.
Tudo poderá ser usado pela sua equipe para encantar o cliente e isso pode ser o diferencial para o fechamento de um contrato e/ou a recorrência deste.
Esse item se torna ainda mais importante quando quem vende e quem acompanha toda a trajetória do cliente com a empresa são pessoas diferentes.
O profissional que o recebe logo após o fechamento do contrato, precisa ter todo o contexto da negociação para saber quais dificuldades e dúvidas esse cliente já teve para um melhor atendimento.
Uma outra situação é quando um novo vendedor herda a carteira de outro colaborador. Ele também precisa de todas essas informações para continuar com o atendimento exatamente da onde o outro parou, sem precisar perguntar tudo de novo para alguém.
Sendo assim, economiza tempo e não desgasta o relacionamento com o cliente.
Não esquecer do follow-up
Esquecer de mandar aquele e-mail ou retornar um telefonema prometido faz com que a sua empresa perca credibilidade, pois se esquecem de uma tarefa tão simples, como poderão entregar um produto ou serviço mais complexo?
Essas atitudes podem comprometer o fechamento do negócio e consequentemente atingir a meta no final do mês.
Dessa maneira, é importante ter um software que mande alertas das suas atividades, de prazos de entregas e inclusive prazos que o prospect tem que cumprir, para que o vendedor faça o contato no momento certo e esperado.
Melhorar o relacionamento com o prospect/cliente
Com os dois itens anterior, o vendedor pode focar no que é mais importante: o relacionamento com cliente.
Toda relação muda quando o time pode se atentar aos detalhes, como ligar sempre no horário de preferência do cliente e utilizar o meio de contato que este indicou como o melhor.
Cumprir com entregas e prazos prometidos também demonstra atenção e o fato do cliente não precisar repetir dúvidas ou contextos, independente de quem o atenda, é um grande diferencial.
Ter métricas claras para acompanhar e direcionar o time
Todo gestor de vendas precisa identificar rapidamente onde está gargalo do time. Prospecção, primeiro contato, prova de valor ou outra etapa do seu funil de vendas. Apenas assim ele pode tomar as providências certas e, o mais importante, a tempo de fazer mudanças e ter resultados dentro do prazo.
Não só o acompanhamento, mas as metas precisam ser atingíveis e consistentes (e isso não quer dizer fáceis). É preciso ter todo o controle do histórico de métricas de outros meses para definir a meta do próximo período.
Uma meta ousada traz energia e motivação ao time, mas uma meta impossível e sem embasamento tem o efeito justamente ao contrário.
Nós falamos aqui sobre indicadores que você deve acompanhar. Isso te ajuda nas métricas!
Ter um time de vendas mais ágil e produtivo
Com esses benefícios anteriores, o seu time será mais ágil e produtivo, pois terá sempre em mãos todas as informações de que precisa, sem perder tempo procurando entre centenas de e-mails ou perguntando para outros colaboradores.
Um sistema online de CRM também garante a fidedignidade dos dados e sua disponibilidade, uma vez que ao se trabalhar com planilhas, por exemplo, pode se perder informações ou acompanhar uma versão desatualizada.
Bônus: outras áreas também saem ganhando
Quando a área de vendas tem um processo definido e o controle das informações que geram, outras áreas também se beneficiam. Como marketing, que pode estudar os melhores clientes para traçar campanhas com o foco nesse tipo de público.
A área de suporte e/ou atendimento também poderão continuar encantando o cliente, pois saberão o histórico e contexto dele toda vez que um entrar em contato.
O time de desenvolvimento poderá criar novos produtos e serviços ou melhorar os atuais com base nas necessidades identificadas lá no processo comercial.
Dessa forma, toda a empresa pode crescer utilizando as informações coletadas e sem retrabalho, pois o histórico de um cliente pode ajudar mais de uma área.
Conclusão
O estatístico americano William Edwards Deming já dizia:
“Não se gerencia o que não se mede,
não se mede o que não se define,
não se define o que não se entende,
e não há sucesso no que não se gerencia”
Dessa forma, um CRM ajuda a sua empresa a entender melhor os clientes, a definir o perfil de cliente ideal e estratégias para atendê-lo, a medir a conversão do seu funil de vendas e, por fim, gerenciar todo o time para alcançar o sucesso.
